Travailler au forfait ou en régie avec son agence web

Concevoir & développer un site internet est un projet complexe mais aussi un investissement important pour toute entreprise. Selon le degré de complexité et d’innovation de votre projet web, le type de contrat choisi sera déterminant dans sa réussite. Qu’est-ce qu’une prestation au forfait ? Qu’est-ce qu’une prestation en régie ? Quelle sera la méthode de travail la plus adaptée à votre projet digital ? Existent-ils des alternatives ? Laurent Buffevant, Directeur projet & Associé de l'agence web Studio HB , vous explique les différents aspects à prendre en considération entre une prestation au forfait ou une prestation en régie.

Le forfait: le classique, bien connu

Le principe du forfait est la formule la plus répandue quand on aborde un projet de création de site internet. L’agence web va définir un périmètre, un budget et un délai précis sur lesquels elle s’engage de manière ferme. Elle a donc une obligation de résultat. Ce périmètre très balisé lui fait tout de même prendre un risque car l’estimation reste incertaine. Anticiper les fonctionnalités de la demande, établir un cadre rigoureux et faire des projections permettent à une agence web de donner un prix. Si une mauvaise estimation est faite, c’est l’agence web qui en prend la charge. Elle peut également augmenter ses marges si elle est plus efficace que prévu.

La régie: l’innovante, basée sur la confiance

La régie est une approche complètement différente. Elle consiste en la mise à disposition de moyens humains. L’agence s’engage donc à mettre un ou plusieurs membres de l’équipe pour résoudre des problématiques qui peuvent évoluer au fil du temps. L’agence a dans ce cas une obligation de moyens. Elle ne prend plus de risque car elle facture son temps. Le risque est donc pris par le client du fait de l’évolution du périmètre donc de l’enveloppe budgétaire.

Les différences entre forfait et régie

A vrai dire, entre forfait et régie, rien ne se ressemble ! Que ce soit dans l’approche du projet, de ses problématiques, de son avancement et suivi ou bien même dans l’organisation interne de l’agence, la vision est renversée.

Le cahier des charges des spécifications fonctionnelles

Forfait: elles doivent être identifiées et clairement spécifiées en amont du projet. Un gros travail de conception et de spécification est nécessaire afin que l’agence estime au plus juste le projet et minimise son risque.

Régie: elles sont rédigées au fil de l’eau et peuvent évoluer en cours du projet.

L’évolution du projet

Forfait: il laisse moins de place à l’initiative ou au changement en cours de projet. Le cadre est défini en début de projet et si le client souhaite en sortir, une évolution doit être estimée et contractualisée par un avenant au projet initial.

Régie: c’est le principe même de la régie. Il n’y a pas de périmètre, uniquement une équipe dédiée à l’avancement du projet. Laurent précise que “toutes les évolutions sont possibles mais il est tout de même important de se demander si telle fonctionnalité est une priorité pour ne pas utiliser toutes les ressources sur des détails qui n’apportent pas de vraie plus-value”.

L’implication client et le suivi

Forfait: une forte implication du client est nécessaire au moment des spécifications. Par la suite, le client est moins sollicité: le cadre est fixé, les tâches sont réalisées et l’agence présente son avancement.

Régie: l’implication du client est nécessaire tout le long du projet. Client et agence avancent ensemble selon les besoins et les évolutions.

“Le suivi en tant que prestataire doit être aussi plus régulier et les rapports d’avancement sont plus nombreux, des retours sont effectués quasiment tous les 2 jours. La communication avec le client doit être continue et transparente.”

Le TJM: Tarif Journalier Moyen

Forfait: il est plus élevé car il prend en compte le facteur risque. L’agence doit prendre en compte une marge d’erreur et donc l’impacter sur son TJM.

Régie: le TJM est à sa juste valeur car l’agence n’intègre pas la notion de risque. Elle vend un nombre d’heures réparties sur l’équipe et définies en amont avec le client.

Quelle solution envisagée pour quels types de projet ?

Du côté du forfait, on instaure un cadre contrairement à la régie où on laisse place au projet évolutif. La prestation en forfait se prête à des projets qui peuvent bien se définir dès le départ, avec des besoins précis et des fonctionnalités connues, peu ou pas innovantes.

La prestation en régie est une solution adaptée aux projets innovants, à la réalisation de MVP (minimum viable product) et de POC (proof of concept).

Les avantages / inconvénients pour ces deux types de prestations

Les avantages / inconvénients en tant que client

Les avantages / inconvénients en tant que prestataire

Une solution intermédiaire: les ateliers chez Studio HB

La plupart des projets chez Studio HB sont réalisés au forfait explique Laurent: “Les clients ont besoin de maîtriser leur budget, d’avoir un prix ferme et définitif, ne serait-ce que pour aller voir leurs investisseurs ou se financer avec leur trésorerie.”

Pour pallier cette problématique, Studio HB propose une étape intermédiaire sous forme d'atelier de conception.

“Si le client ne souhaite pas faire de régie, nous allons lui proposer un atelier intermédiaire pour établir les spécifications avec lui. Nous consacrons donc des demi-journées de brainstorming avec nos équipes et les équipes de notre client. Nous livrons à la fin de l’atelier les wireframes (maquettes sans design) et un cahier des spécifications fonctionnelles. Cela nous permet ensuite d’avoir une estimation avec un risque mesuré, autant pour nous que pour le client, même s’ il reste de l’incertitude.”

Véritable outils de réflexion, les ateliers permettent au client de rester sur une prestation au forfait tout en permettant aussi à l’agence d’établir un premier cadre avant l’estimation et donc de répondre au mieux aux attentes.

“Une des problématiques que nous avons en tant que prestataire, c’est le degré d’implicite. Le client imagine les fonctionnalités de son site et nous essayons d’interpréter au mieux ses besoins mais nous pouvons passer à côté d’éléments. L’atelier permet de rédiger ensemble les spécifications fonctionnelles pour éviter une maximum d’incertitudes, tout le monde est plus serein sur ce qui sera prévu ou non.”

L’atelier est aussi un moyen de réfléchir business et d’établir des priorités sur le projet avec plusieurs notions comme l’ergonomie ou la plus-value utilisateur.

“Au début, ce n’est pas évident de convaincre les clients de faire ces ateliers car la concurrence ne le propose pas. Mais ensuite, ils comprennent vraiment la plus-value que ça leur apporte !”

Basculer sur de la régie une fois la confiance établie

Laurent souligne également l’importance de la relation de confiance entre le prestataire et le client:

“Une autre difficulté pour une entreprise à signer un contrat en régie sur un nouveau projet est le manque de confiance. Un nouveau client qui ne connaît pas encore une agence web ne sait pas comment elle fonctionne ni comment elle travaille. Chez Studio HB, nous travaillons avec des entreprises depuis plus de 12 ans qui nous sollicitent encore pour leur refonte, une belle marque de confiance.”

Néanmoins, il y a quand même une appréhension et nous la comprenons car nous nous mettons aussi à la place du client. La régie s’applique donc mieux quand on travaille déjà avec le client et que la relation de confiance est bien établie. Nous proposons désormais des contrats d’accompagnement pour faire évoluer les sites existants, une fluidité très agréable des deux côtés.

Entre le forfait, la régie, les ateliers et les contrats d’accompagnement, nous proposons chez Studio HB un panel de solutions adaptées pour que la relation avec nos clients soit basée sur des échanges équitables et justes !”